Contoh Proposal Tugas Akhir Tentang Arsip

Kalau di perpustakaan ada SLiMS maka dibidang kearsipan ada ICA AtoM. Software ini bukan buatan dalam negeri seperti halnya SLiMS, jadi penggunaannya kurang diminati.  ICA AtoM merupakan singkatan dari International Council on Archives, AtoM = Access to Memory. ICA Atom sebuah aplikasi open source berbasis web yang ditujukan untuk pendeskripsian arsip dengan standar kearsipan. Standar yang digunakan dalam pengelolaan arsip menggunakan standar International yaitu disingkat dengan ISAD (International Standart Archive Description).

Berikut contoh proposal tugas akhir mengenai kearsipan.

PROPOSAL TUGAS AKHIR
PENDESKRIPSIAN ARSIP STATIS BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN SUMATERA BARAT DENGAN MENGGUNAKAN APLIKASI OPEN SOURCE ICA AtoM versi 1.3.0

A.Latar Belakang

Setiap kegiatan yang dilakukan baik dalam organisasi, perkantoran, pemerintahan, maupun pendidikan pasti menghasilkan data/informasi, baik dalam bentuk lembara-lembara/dokumen, foto, film, microfilm dan lainnya yang berisi data dan informasi. Lembaran-lembaran tersebut merupakan alat bukti dan rekaman tentang kegiatan yang dilakukan. Lembaran-lembaran itu disebut dengan arsip.
Menurut istilah arsip berasal dari bahasa Yunani, yaitu arche, yang mengalami perubahan menjadi archea yang artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan (Sugiarto and Wahyono, 3). Dari sudut  pandang  kebahasaan, arsip termasuk  kategori  “kata  benda”.  Secara harfiah,  arsip  adalah dokumen  tertulis  yang  mempunyai  nilai  historis,  disimpan  dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi. (KBBI, 2008).

Dalam Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, dikatakan bahwa : arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara (pasal 1 ayat 2).

Menurut Basir Brathos dalam bukunya Manajemen Kearsipan, arsip (record) dalam bahasa Indonesia disebut sebagai “dokumen”, adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subjek (persoalan) ataupun peristiwa-peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat orang itu pula, yang termasuk sebagai arsip itu misalnya: surat-surat, kuitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto-foto dan lain sebagainya (Barthos, 1).

Sedangkan menurut International Standars Organization (ISO/DIS 15489) arsip adalah informasi yang disimpan dalam berbagai bentuk, termasuk data dalam komputer, dibuat atau diterima serta dikelola oleh organisasi maupun orang dalam transaksi bisnis dan menyimpannya sebagai bukti aktivitas.

Dari beberapa definisi diatas dapat ditarik kesimpulan secara sederhana bahwa arsip adalah setiap catatan (record/archive) tertulis atau tercetak dalam bentuk huruf, angka atau gambar yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas, film, media komputer atau lainnya. Arsip adalah suatu badan (agency) yang melakukan segala kegiatan pencatatan penanganan, penyimpanan, dan pemeliharaan, surat-surat, yang mempunyai arti penting baik ke dalam maupun ke luar, baik yang menyangkut soal-soal pemerintahan maupun non-pemerintahan. Dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat dipertanggung jawabkan.

Adapun istilah kearsipan merupakan suatu proses atau kegiatan yang dimulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan, perawatan, dan penyimpanan serta evaluasi menurut suatu sistem tertentu yang telah ditentukan . Kearsipan  adalah  kata  jadian yang berasal dari awalan ke dan kata dasar arsip. Dari segi kebahasaan, maka kearsipan diartikan sebagai segala sesuatu mengenai arsip: dokumentasi yang lengkap bergantung pada arsip yang baik (KBBI, 2008. Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dikatakan bahwa kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.(Pasal 1 ayat 1).

Arsip mempunyai nilai yang sangat penting bagi keberlangsungan suatu organisasi. Arsip mempunyai peranan sebagai “pusat ingatan”, sebagai sumber informasi dan sebagai “alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.

Sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu memperlancar dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai suatu masalah. Oleh sebab itu, dapat dikatakan bahwa peranan arsip adalah sebagai berikut :

1. Memberikan data / informasi kepada pimpinan / manajer atau yang mempunyai wewenang mengambil keputusan mengenai hasil hasil di masa lalu, selanjutnya dijadikan sebagai dasar pengambilan keputusan untuk masa yang akan datang.
2. Alat utama ingatan organisasi Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik). 
3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.
4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.
5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.

      Berdasarkan definisi dan peran arsip diatas, arsip dapat dibedakan jadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis yaitu arsip yang dipergunakan langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan dan dalam penyelenggaraan administrasi Negara (Barthos, 4). Sedangkan arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh  pencipta  arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip  Nasional  Republik  Indonesia  (ANRI)  dan/atau  lembaga  kearsipan (Alamsyah, 2).

Secara yuridis formal, lembaga yang memiliki kewajiban untuk melestarikan arsip statis adalah lembaga kearsipan  baik tingkat pusat (Arsip Nasional RI) maupun di tingkat daerah yaitu Badan/Kantor Kearsipan Propinsi maupun Kabupaten/Kota. Pengelolaan arsip statis oleh lembaga tersebut bukan hanya untuk kepentingan lembaga kearsipan akan tetapi yang lebih penting adalah untuk orang atau lembaga lain yang akan mengunakannya untuk berbagai keperluan seperti penelitian, sumber informasi, kajian, pengembangan ilmu pengetahuan, bukti, dan lain sebagainya.

Seiring berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi modern, maka juga berdampak pada pola perkembangan dan kemajuan bidang kearsipan yang semakin baik. Kemajuan teknologi modern khususnya bidang elektronika, membawa kemudahan dalam melaksanakan tugas-tugas kearsipan. Terutama bagi kantor-kantor yang memerlukan pelayanan yang cepat dan memiliki volume arsip yang cukup banyak, penggunaan sarana tersebut akan sangat membantu mempercepat proses pengelolaan arsip. Pengaruh teknologi modern memungkinkan dimanfaatkannya sarana kearsipan berupa mesin-mesin yang serba otomatis. Salah satu akibat positif dari kemajuan bidang teknologi adalah dimungkinkannya pengiriman dan penyampaian informasi dapat dilakukan dengan lebih cepat.

Salah satu hal yang mendukung dan memudahkan pengembangan tersebut adalah mewabahnya teknologi berbasis Open Source. Open Source adalah istilah yang digunakan untuk aplikasi computer dengan lisensi terbuka (Free), artinya aplikasi berbasis open source dapat digunakan dan dimanfaatka oleh siapapun, dimanapun, untuk tujuan apapun tanpa harus membayar royalti kepada produsen aplikasi.

Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera barat merupakan badan yang mengelola arsip statis dilingkungan provinsi Sumatera Barat. Mengingat akan banyaknya arsip yang dikelola maka perlu diadakannya pengembangan teknologi dalam hal pengelolaan dan pendeskripsian arsip. Deskripsi arsip adalah proses dimana arsip-arsip yang ada dilakukan pengeolahan dengan mencatat kandungan intelektual isi dokumen atau arsip pada finding aids (Daftar Pertelaan Arsip/DPA).

ICA-Atom, merupakan singkatan dari International Council on Archives-Access to Memory, adalah sebuah aplikasi open source berbasis web yang ditujukan untuk pendeskripsian arsip dengan menggunakan standar deskripsi kearsipan. Sebagai sebuah aplikasi open source, aplikasi ini bisa di unduh siapa saja. Sehingga hal ini sangat berguna bagi perkembangan dunia kearsipan.

Lihat Juga : Proposal Automasi Perpustakaan

Standar pendeskripsian yang ada pada ICA-Atom akan memudahkan arsiparis dalam hal pendeskripsian dan pengelolaan. Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat yang mempunyai peran penting dalam pengelolaan arsip statis, dalam mendeskripsikan arsip-arsip disana masih dicatat melalui daftar pertelaan arsip sehingga dalam temu kembali arsip masih manual dengan menggunakan DPA.

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, penulis tertarik untuk mendalami ICA-Atom di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat sebagai Tugas Akhir (TA) dengan judul “Penerapan Aplikasi Open Source ICA-Atom di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat”

B.Rumusan dan Batasan Masalah

1. Rumusan Masalah

      Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, maka perumusan masalah dalam penelitian yaitu “Bagaimana Penerapan Aplikasi ICA-Atom di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat”
   
      2. Batasan Masalah

    Untuk lebih terarahnya pembahasan ini, maka penulis perlu memberi batasan terhadap masalah yang akan diteliti, agar tidak terjadi penyimpangan dalam pembahasan ini, yaitu:

• Bagaimana standar deskripsi yang di pakai ICA-Atom?
• Bagaimana hasil deskripsi arsip Badan Perpustakaan dan Kearsipan dengan menggunakan aplikasi ICA-Atom?
• Bagaimana proses temu kembali arsip yang sudah dideskripsikan dengan menggunakan aplikasi ICA-Atom pada Badan Perpustakaan dan Kearsipan?
•  

C.Tujuan dan Manfaat Penelitian

1. Tujuan Penelitian

     a. Untuk mengetahui penerapan aplikasi ICA-Atom.
     b.Memberikan kemudahan dalam hal pengelolaan arsip, khususnya pendeskripsian arsip dan temu          kembali arsip.

      2. Manfaat Penelitian

  a.Bagi Badan Perpustakaan dan Kearsipan sebagai petunjuk untuk menggunakan dan   mengembangkan aplikasi ini
     b.Menambah wawasan bagi penulis dalam bidang perpustakaan dan kearsipan.
    c.Menambah pengetahuan kepada arsiparis dan pihak terkait serta lembaga-lembaga lain dalam hal pengelolaan arsip dengan menggunakan aplikasi ini.
    d.Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md) pada Progam D III PAD Fakultas Adab dan Humaniora IAIN Imam Bonjol Padang.

D.Penjelasan Judul

Arsip : arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara (pasal 1 ayat 2)

Open Source : Perintah-perintah program / bahasa pemograman yang tersedia secara gratis berikut dengan kode-kode dari bahasa pemograman yang digunakan dan digunakan oleh kalangan luas. Boleh dimodifikasi dan digunakan oleh siapa saja. (Febrian, 321)
ICA-Atom : Adalah sebuah aplikasi open source berbasis web yang ditujukan untuk pendeskripsian arsip dengan standar kearsipan.
Badan Perpustakaan dan Kearsipan : Adalah sebuah instansi Pembina Perpustakaan dan Kearsipan di Propinsi Sumatera Barat. Instansi yang berwenang mengelola Arsip Statis provinsi dibawah pengelolaan pemerintah daerah dan ANRI.

E.Metode Penelitian

Untuk memudahkan dalam membuat Tugas Akhir ini, jenis metodologi  penelitian  yang digunakan adalah penelitian kualitatif. Metodologi penelitian kualitatif digunakan sebagai prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan perilaku yang dapat diamati. Adapun yang perlu diperhatikan dalam metode ini adalah:

1.Jenis penelitian
Jenis penelitian yang dipakai dalam penelitian kualitatif  ini menggunakan studi lapangan. Studi lapangan (field research) di sini dilakukan sebagai pendekatan luas dalam penelitian kualitatif atau sebagai metode pengumpulan data kualitatif (Mardalis, 28). Dalam hal ini penulis melakukan penelitian di Badan Perpustakaan dan Kearsipan provinsi Sumatera Barat.

2.Sifat penelitian
Penelitian yang penulis lakukan ini bersifat deskriptif, yaitu menyajikan data  sebagai mana adanya tanpa melakukan analisis yang mendalam dan menggambarkan keadaan yang ada di lapangan. (Umar, 22)

3.Sumber  Data
a. Data  primer
Data primer adalah data yang diperoleh dari sumber-sumber primer yakni sumber asli yang memuat informasi atau data tersebut. ( (Tatang, 132)
       Data primer diperoleh  dari wawancara  dengan  kepala Badan Perpustakaan dan Kearsiapan dan beberapa arsiparis/petugas instansi tersebut dan dari buku-buku yang berhubungan dengan kearsipan, serta melalui observasi yang  penulis  lakukan diinstansi  tersebut.

b.Data sekunder
Data sekunder adalah data yang diperoleh dari sumber yang bukan asli yakni memuat informasi atau data tersebut (Tatang 1990). Data sekunder penulis dapatkan dari  mengumpulkan  data-data  dari  buku-buku  lain  yang  tidak  berhubungan  dengan  kearsipan,  tetapi  berkaitan  dengan  masalah  yang  penulis  teliti  diinstansi tersebut.

4.Teknik pengumpulan data
a.Observasi
Observasi adalah Melakukan pengamatan dan pencatatan secara sistematik terhadap gejala yang tampak pada objek penelitian (Jamal, 64). Hal ini dilakukan dengan cara pengamatan secara langsung ke instansi tersebut.

b.Wawancara
Untuk mendapatkan data, penulis mengadakan wawancara langsung dengan kepala serta arsiparis yang bertugas disana.. Teknik wawancara ini sesuai dengan pendapat Umar (Umar, 51) bahwa wawancara adalah teknik pengumpulan data dengan bercakap-cakap dan bertatap muka untuk mendapatkan keterangan lisan. Pelaksanaanya dapat dilakukan secara langsung berhadapan dengan yang diwawancarai.

5.Teknik Pengolahan data
a.Klasifikasi
Data dari hasil penelitian yang telah didapat baik dari data primer maupun data sekunder akan diklasifikasi menurut sub-sub masalah yang akan dibahas.

6.Analisis  Data
Setelah mengumpulkan data yang telah ada dan diperoleh dari berbagai sumber, penulis melakukan analisis data dengan cara membandingkan kenyataan yang ada dilapangan dengan teori yang dipakai untuk  mencari sebab dan akibat, kemudian ditarik suatu kesimpulan dan ditulis. Setelah analisis ini diambil suatu kesimpulan. Dan data yang diperoleh melalui wawancara, diolah dengan teknik analisa deskriptif kualitaif yaitu suatu pengolahan data yang dirumuskan dalam bentuk kata dan bukan angka (Moleong, 6).

F.Sistematika Penulisan

BAB I : Pendahuluan terdiri dari latar belakang, rumusan dan batasan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, penjelasan judul, metode penelitian, dan sistematika penulisan.
BAB II : Landasan teori membahas pengertian arsip, tujuan dan fungsi fungsi, standar deskripsi arsip, dan sejarah aplikasi open source ICA-Atom.
BAB III : Gambaran umum yang berisikan tentang visi dan misi Badan Perpustakaan dan Kearsipan.
Pembahasan merupakan hasil dari penelitian yang dilakukan berisikan tentang penerapan ICA-Atom dalam institusi tersebut, serta solusi penerapannya.
BAB IV : Penutup yang terdiri dari kesimpulan dan saran



DAFTAR PUSTAKA

Alamsyah, Zulkifli. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2005.
Barthos, Basir. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara, 2009.
Febrian, Jack. Pengetahuan Komputer dan Teknologi Informasi. Bandung: Informatika , 2004.
Jamal, Syafruddin. Pedoman Penulisan Skripsi. Padang: IAIN IB Press, 2006.
Mardalis. Metode Penelitian: Suatu Pendekatan Proposal. Jakarta: Bumi Aksara, 1999.
Moleong, Lexy J. Metode Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja Rosdakarya, 1992.
Nur, Tajudin, dkk. Modul Diklat Manajemen Kearsipan. Kalimantan Barat : Badan Pendidikan dan Pelatihan , 2011
Sugiarto, Agus, and Teguh Wahyono. Manajemen Kearsipan Modern. Yogyakarta: Gava Media, 2005.
Tatang, amirin. Menyusun Rencana Penelitian. Vol. ed 2. Jakarta: Rajawali Press, 1990.
Umar, Husein. Metodologi Penelitian untuk Skripsi dan Tesis Bisnis. Jakarta: Rajawali Pers, 2009.
 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

Ini merupakan salah satu proposal yang saya ajukan, namun tidak dilanjutkan.